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PTA活動に導入したい！Googleの無料サービス！
Googleはインターネットを検索するための会社と理解している人は多いですが、Googleが他にも様々なサービス展開をしている事を知っている人はとても少ないです。実はPTAに必要なITツールはすべてGoogleで揃ってしまいます。
しかも、無料で全部手に入れることができます！
ここでは、PTAでGoogleを導入するとどんなことができてどのようなメリットがあるかを徹底解説します！
PTA活動でのGoogleサービスの活用メリット
Googleのサービスには、主に以下のようなものがあります。これは今まで有料だったものや、複数のインターネット上のサービスを組み合わせないとできなかったことが、Googleを使う事によって全て１つのGoogleアカウントで利用できます。
- オフィス系ソフトの利用（ワープロ、表計算、プレゼンテーション）
- データ保管（無料版は、15GB。ただし有料で容量追加可能。）
- ホームページ作成
- フォーム作成
- 名簿管理
- メール一斉配信
- 専用チャット
- ビデオ会議システム
- PDF変換
- 写真共有
- Googleマップを使った地図作成
- ほか
まだまだ紹介したいサービスは沢山あるのですが、とりあえずこれくらいあればPTA活動に必要なツールが１つのサービス内にそろっていると言えます。。
以下さらに細かく見てみましょう。
オフィス系アプリが無料！ワード・エクセルと互換あり！
まずは、PTA活動には欠かせない事務処理に必要なITツール群ですが、PTAは会費がなくて、パソコンを買えないとか、ワード・エクセル・パワーポイントが入ったパソコンが欲しいとか言う声をよく聞きます。
Googleアカウントを持っていれば、これらを買わなくても、既に役員も会員も全員無料でワープロ、表計算、プレゼンテーションソフトを使える状況が整っています（理由は後述します！）。しかもこれらは全て自動でバーションアップされていくため、いつでも全員同じ画面・同じソフトを使う事ができます。
更に、学校などでも利用されている、マイクロソフト社のワード、エクセル、パワーポイントと互換がある為、外の人たちやり取りする場合にも問題なくデータのやり取りが可能です。
Googleの用意しているワープロは「ドキュメント」、表計算は「スプレットシート」、プレゼンテーションは「スライド」と呼んでいます。保存も自動で行われるため、うっかり画面を消してしまっても、作業したデータは全て残っています。
ノートパソコンもいらない？スマホやタブレットでも編集可能
Googleのサービスは端末を選びません。デスクトップパソコンでも、ノートパソコンでも、スマホでもタブレットでもGoogleのサービスをいつでもどこからでも利用できますから、PTA専用のパソコンもいりません。自宅で仕事用のパソコンで使っても、そのパソコン自体にデータを保管しないため、パソコンの容量を使ったり、パソコンに負荷がかかる事もありません。パソコンがないならスマホで作業が可能です。
情報共有＆コミュニケーションがスムーズに
Googleのサービスはインターネット上で提供されている「クラウド」サービスです。インターネットに接続されていないとこれらサービスを利用する事は出来ませんが、すでにPTAの会員の皆さんはスマートフォンを持っています。これを持っているという事は常にネットに接続されているという事ですので、いつでもGoogleのサービスを利用できます。これにより、情報共有やコミュニケーションが円滑になります。
- ドキュメント(ワープロ)/スプレッドシート（表計算）: 議事録や活動計画をオンラインで共有する事が可能です。いつでもどこでも、役員や会員が資料を確認可能になります。
- フォーム: イベントの参加申し込みやアンケートをオンラインで実施する事が可能です。
- サイト: PTAの活動内容やお知らせを「サイト」機能で公開する事が可能です。サイト機能はホームページ作成が可能です。公開用、PTAの会員だけしかアクセスできない会員向けサイトも作成可能出うs。保護者への情報発信がスムーズになります
- チャット：LINEとは別に無料のGoogle chatアプリを入れてPTAのスペースを作っておけば、PTAの話しをプライベートの会話と分けて利用する事ができます。Googleのオフィス系ソフトで作ったデータをそのままチャットに張り付けたり、スケジュールを共有したりすることもできます。
- カレンダー：共有カレンダーでPTAのスケジュールを管理。役員や一般会員向けなど複数のカレンダーを作成可能。
みんなで一緒に作業できる、共同作業が快適に
- 同時編集: Googleのオフィス系ソフトの素晴らしいところは、複数のメンバーが同時にドキュメントを編集できることです。これは、PTAの会議に参加できなくても、リモートでスマホ、ノートパソコンなど、様々な端末で同時編集作業が可能です。会議の準備や資料作成が複数人で同時に効率的に進みます。
- コメント機能: ドキュメントにコメントを書き込めば、メンバー同士の意見交換や質問が活発になります！
- チャット/ビデオ会議: Google Meetを使えば、オンラインで会議や情報共有ができます。移動時間や場所の制約がなくなり、参加率アップも期待できます。
コスト削減にも貢献
- 無料利用: 基本的な機能は無料で使えるので、PTAの予算を節約できます。もし、有償版にしたとしても2TBの容量で年間数千円～２万円程度。クラウドを利用したITコストとしては最安値であらゆるツールが手に入ります。
- 印刷コスト削減: 資料をオンラインで共有すれば、紙の印刷や配布にかかるコストを削減できます。
セキュリティも安心
- アクセス権限設定: ファイルやフォルダごとにアクセス権限を設定できるので、情報の適切な管理が可能です。
- データバックアップ: データは自動的にバックアップされるので、災害や事故などによるデータ消失のリスクを低減できます。
- クラウド保管でセキュリティ万全：データは安全なインターネット側の領域に保管されています。これはウイルスの侵入を防ぎ、データの流出を抑えます。大事なPTA会員名簿などの流出を防ぎます。
どうしてもPTA専用のノートパソコンが必要なら、Googleのサービス専用パソコン「Chromebook」がおすすめです。過去一度もウイルス対策が万全で過去にランサムウェア感染の報告がありません。しかも超低価格で購入が可能です。
＞＞Lenovo Chromebook IdeaPad Flex 3i Gen8 12.2インチ
(※詳しくはページ末尾のGoogle公式「chromebookのセキュリティ」をご覧ください。
実はみんな殆どの人がもっているGoogleアカウント
日常的にメールを使っている人なら「********@gmail.com」というメールアドレスを見たことがある人は多いのではないでしょうか？このメールアカウント、実は殆どの人が持っています。このGmail.comのアカウントというのが「Googleアカウント」と呼ばれるもので、これ１つ持っていればGoogleのサービスが全て利用できるのです。
これはGoogleが提供しているメールサービスですが、Appleから発売されているiPhone以外のアンドロイド（Android）携帯を使っている人はほぼ全員この「gmail.com」というメールアドレスを利用しなければなりません。そうでないと、携帯電話の基本的なプログラムや、メール、Googleマップ、フォト、カレンダーなどのGoogleのサービスが利用できないからです。
さらにiPhoneを利用している人でも、GmailやGoogleマップを利用している人は多いでしょう。このようにGoogleのアカウントを持っている人はかなり大多数を占めています。
これなら、PTAでGoogleのシステムを採用すれば、殆どの人がサービスを利用できますし、もしGoogleアカウントを持っていないという人がいた場合でも無料で取得が可能です。
PTAにGoogleを導入すると圧倒的に活動が楽になる！
導入はまず役員から、そして徐々に委員会、一般会員へと利用範囲を広げていく事で、徐々に理解が深まっていきます。今までは複数のITツールを無理やり使っていませんでしたか？Googleならアカウント１つでこれら全てのサービスを利用でき、更にほとんどの会員が既にアカウントを持っていますので、少し使い方を指導すれば、誰でもすぐに利用できます。
もうこれで、パソコンが無くてもPTA活動が活発になり、誰でもスマホからオンライン会議にも参加でき、より一層情報共有が簡単に行えるようになります。
当サイトではPTAで活用するための情報配信を行っています。是非関連リンクからご覧ください！
